اين سيستم امكان ثبت اطلاعات و گردش مكاتبات اداري شامل نامه هاي وارده، صادره و داخلي در شركت و همچنين ثبت اطلاعات و كنترل و پيگيري مفاد صورتجلسات را فراهم مي آورد
مزاياي كليدي
- افزايش سرعت گردش اطلاعات ميان واحدها و اركان سازمان
- ابزاري جهت كنترل عملكرد كاركنان در خصوص چگونگي پاسخ دهي به مكاتبات و امور ارجاع شده به آنان
- اطلاع از آخرين وضعيت نامه هاي پاسخ داده نشده
- امكان پيگيري به موقع امور قبل از پايان مهلت هاي مقرر شده
- كنترل اتوماتيك سطح دسترسي كاركنان به پرونده ها و مكاتبات
- امكان مشاهده و كنترل گردش مكاتبات بر اساس سلسله مراتب سازمان
- امكان تعيين پستهاي متعدد براي هر شخص و ثبت تغييرات پستها در سازمان
- كنترل سطوح دسترسي بر اساس پست يا پستهاي هر شخص و هوشمند با تغييرات پستهاي كاركنان در سازمان
- انتقال اتوماتيك اطلاعات موجود در كارتابل يك فرد به فرد جايگزين
امكانات و ويژگيهاي عمومي
- شناسايي واحدهاي سازماني موجود در شركت
- معرفي پستهاي سازماني در شركت و تعيين سلسله مراتب پستها در سازمان
- تعيين متصديان پستهاي سازماني
- شناسايي و طبقه بندي پرونده هاي موجود در سازمان و تعيين سطح دسترسي افراد به پرونده ها
- نامه هاي وارده
- ثبت اطلاعات نامه هاي وارده به سازمان (مشخصات نامه ها، رونوشتها، اسناد و مدارك پيوست، نامه هاي مرتبط، … )
- ثبت كليه ارجاعات و گردش مكاتبات و نامه هاي وارده ميان كاركنان سازمان
- امكان مشاهده، پاسخدهي، ارجاع مجدد، بايگاني نامه ها و مكاتبات از طريق كارتابل
- امكان پيگيري ارجاعات بر اساس نوع اقدام مورد انتظار و نوع اقدام انجام شده
- نامه هاي صادره
- امكان ثبت نامه هاي صادره به خارج از سازمان (مشخصات نامه ها، رونوشتها، اسناد و مدارك پيوست، نامه هاي مرتبط، … )
- ثبت و نگهداري اطلاعات پيگيريهاي انجام شده در خصوص نامه هاي ارسالي
- ثبت آخرين وضعيت نامه هاي ارسال شده به خارج از سازمان
- نامه هاي درون سازماني
- امكان ثبت نامه هاي داخلي در سازمان
- ثبت كليه ارجاعات و گردش مكاتبات و نامه هاي داخلي ميان كاركنان سازمان
- امكان مشاهده، پاسخدهي، ارجاع مجدد، بايگاني نامه ها و مكاتبات از طريق كارتابل
- امكان پيگيري ارجاعات بر اساس نوع اقدام مورد انتظار و نوع اقدام انجام شده
- صورتجلسات
- امكان ثبت كليه صورتجلسات واحدهاي مختلف در سازمان و طبقه بندي آنها
- كنترل سطح دسترسي به صورتجلسات
- امكان پيگيري تصميمات و ثبت نتايج مفاد صورتجلسات
- تابلوي اعلانات
- امكان ايجاد تابلوي اعلانات عمومي در شركت و ثبت اطلاعات مختلف در آن جهت اطلاع عموم كاركنان
گزارشها
- آخرين وضعيت نامه هاي در جريان در سازمان
- مكاتبات پاسخ داده نشده وارده به سازمان
- مكاتبات پاسخ داده نشده صادره از سوي سازمان
- پيگيري مكاتبات بر اساس واحد سازماني، پستهاي سازمان
- گزارش پيگيري تصميمات و نتايج صورتجلسه ها بر اساس مسئولين مرتبط و موعد انجام
- امور اقدام نشده هر شخص
- گزارش آماري از تعداد امور پاسخ داده شده بر اساس فرد، واحد سازماني، … در دوره هاي مختلف