مدیریت اسناد (Document Management System)
مدیریت اسناد (Document Management System)
اهداف اصلي اين ماجول عبارت است از:
- مديريت ايجاد اسناد و مدارك (Issue Management)
- مديريت نسخ و تغييرات مدارك (Change or Revision Management)
- مديريت توزيع نسخ (Distribution Management)
مزاياي كليدي
- ابزاري مناسب براي مديريت اسناد و مدارك و پوشش دهي به نيازهاي سيستمهاي مديريت كيفيت سري ISO 9000
- كنترل تغييرات اسناد و مدارك
- ابزاري مناسب براي كنترل و مديريت نسخ (Revision ) اسناد و مدارك
- نگهداري اطلاعات وابستگي مدارك به يكديگر و تعيين اتوماتيك مدارك نيازمند بازنگري
امكانات و ويژگي‌هاي عمومي :
- تعريف ساختار طبقه بندي اسناد و مدارك فني
- مديريت اسناد و مدارك فني (Issue Management )
- شناسايي اسناد و مدارك فني
- طبقه بندي اسناد
- توليد اتوماتيك كد شناسايي اسناد و مدارك فني
- تعيين وابستگي اسناد و مدارك فني به يكديگر (ماتريس ارتباطات)
- مديريت نسخ اسناد و مدارك فني (Revision Management )
- شناسايي نسخ (Revisions ) اسناد و مدارك
- نگهداري تاريخچه تغييرات اسناد و مدارك
- تعيين اسنادي كه بر اساس تغييرات يك مدرك بايستي بازنگري شوند
- مديريت توزيع مدارك (Distribution Management )
- ثبت گردش اسناد ميان واحدها و اركان مرتبط
- نگهداري اطلاعات آخرين نسخه اسناد و مدارك فني نزد هر يك از واحدها و اركان سازمان
- تعيين اتوماتيك اسنادي كه از درجه اعتبار ساقط شده اند و اعلام به واحدهاي مرتبط
گزارش‌ها
- گزارش فهرست اسناد و مدارك بر اساس ساختار طبقه بندي
- گزارش اسناد و مدارك نيازمند بازنگري
- گزارش نسخه هايي از اسناد كه بايد جمع آوري و با نسخه جديد جايگزين شوند
- گزارش اسناد و مدارك ارسال شده به ساير واحدها
